La situation des réconciliations de comptes est l’objet d’un rapport périodique au contrôleur et d’une vérification indépendante annuelle. Le directeur du Contrôle financier (ou Controller) a la responsabilité principale de la mise en place et du fonctionnement du système de collecte et de remontée de l’information financière. Des instructions sont fournies à l’ensemble des directions opérationnelles pour garantir la qualité des informations financières remontées. Ces instructions portent entre autres sur le respect du planning de clôture comptable établi par la Direction du Contrôle financier afin de permettre la prise en compte en temps et en heure de tous les événements significatifs et sur la revue périodique des différentes provisions. Les informations financières périodiques sont issues directement des livres comptables sur la base des transactions comptabilisées par les systèmes opérationnels et des saisies effectuées dans les livres par les différentes fonctions de l’entreprise, dont les provisions. L’analyse détaillée des résultats financiers (sociaux et consolidés), est coordonnée par la Direction du Contrôle financier avec l’assistance d’organisations dédiées aux analyses de résultats sous un angle plus opérationnel. Cette approche constitue un moyen de contrôle supplémentaire et contribue à la qualité des données issues d’une base financière unique de référence. Différents états et rapports sont à disposition pour synthétiser les informations nécessaires à la conduite des affaires et à la prise de décision par la Direction Générale et les différentes directions. L’information ainsi remontée concerne la performance opérationnelle, l’analyse financière des résultats, les incidents en matière de sécurité des biens et des personnes ou liés à l’environnement, ou encore éventuellement les fraudes. Suivi et évaluation du système de contrôle La Direction de la société est responsable du suivi de l’efficacité du système de contrôle et s’appuie en particulier sur les équipes d’audit interne. Ces équipes établissent un plan d’audit pluriannuel couvrant sur un cycle d’environ trois ans toutes les activités opérationnelles et financières de l’entreprise. L’audit interne fournit une appréciation indépendante du degré de conformité avec les politiques, standards et procédures de la société. Cette mission s’étend également aux filiales ainsi qu’aux participations significatives du groupe Esso S.A.F. (dans le cadre d’audits interprofessionnels réalisés en commun par les équipes d’audit des sociétés pétrolières participantes). L’indépendance organique de l’audit interne au sein du groupe ExxonMobil permet de garantir son objectivité dans le choix des activités à auditer ou dans l’évaluation du système de contrôle en place. Les auditeurs ont accès à toute opération, tout document, tout bien qu’ils considèrent d’importance ou toute personne qu’ils jugent nécessaire d’interroger pour conduire leur mission. Les directions de l’entreprise ont ensuite l’obligation de prendre en considération l’ensemble des observations de l’audit interne en prenant les actions appropriées dans des délais convenus en fonction des risques à couvrir et des contraintes de mise en œuvre. Les 14 audits internes menés en 2015 ont couvert les activités de raffinage, d’achat et de vente de produits pétroliers et lubrifiants, les fonctions de support (comptabilité, crédit clients, finance) et des participations significatives de la société. La conduite de ces activités a été jugée par l’ Audit interne satisfaisante d’un point de vue contrôle et gestion des risques. En parallèle, des spécialistes du contrôle interne fournissent de façon continue, soit de manière centralisée au sein de la Direction du Contrôle
financier, soit de manière décentralisée au sein de chaque fonction de l’entreprise (raffinage, lubrifiants et spécialités, lignes de vente carburants et combustibles, fonctions de support, etc.), formation et conseils sur la mise en œuvre des politiques de l’entreprise et les standards de contrôle. Ils aident également la direction de ces fonctions à évaluer périodiquement et sélectivement la bonne application des procédures et des contrôles en ligne par les différents niveaux de hiérarchie. En général, cette auto-évaluation a lieu entre les missions de contrôle indépendant conduites par l’audit interne. Chaque dirigeant de l’entreprise doit chaque année, dans le cadre du processus annuel de clôture et de publication des comptes, certifier qu’à sa connaissance, les activités dont il est responsable ont été exécutées dans le respect des politiques et standards de l’entreprise et ont été correctement reflétées dans les livres comptables. Cette certification reprend explicitement un certain nombre de points clés du système de contrôle en place tel qu’évoqué ci-dessus. Elle doit identifier les éventuelles déviations aux standards de l’entreprise. Enfin, les politiques de l’entreprise en matière de conduite des affaires sont rappelées annuellement à l’ensemble du personnel. Une revue de pratique des affaires, au cours de laquelle la totalité des salariés, à tous les niveaux, se voient rappeler dans le détail l’ensemble des politiques en matière de conduite des affaires, se déroule tous les quatre ans par groupes de petite taille. Cette revue quadriennale, au même titre que la certification annuelle, permet à chacun d’obtenir toute clarification qu’il jugerait nécessaire auprès de sa hiérarchie, de la Direction du Contrôle financier ou de la Direction Juridique.
Le 23 mars 2015. Hervé Brouhard Président du conseil d’administration et directeur général d’Esso S.A.F.
ESSO Rapport annuel 2015 34
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