Comment participer à l’assemblée par procuration ? Il convient de faire parvenir à CACEIS Corporate Trust –
• intervention des commissaires aux comptes concernant leur examen limité de l’arrêté au 30 juin 2015 des comptes du groupe Esso S.A.F., • gestion des risques financiers (comptes bancaires et politique de financement, change, liquidité, crédits clients, assurances), • services fournis par le groupe ExxonMobil et coûts facturés en 2014, • engagements de retraite, hypothèses, calcul et contrôles associés, impact des avenants 2015 et reporting financier, • processus de lettres d’affirmation au sein du groupe ExxonMobil et aux commissaires aux comptes, • rapports d’audit interne émis et irrégularités enregistrées de juillet 2014 à juin 2015. Rémunérations et avantages accordés aux mandataires sociaux La position du conseil d’administration sur les recommandations de l’AFEP/Medef du 6 octobre 2008 concernant la rémunération des dirigeants mandataires sociaux des sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé a été évoquée dans la partie du présent rapport sur les règles de gouvernement d’entreprise applicables à la société. Les éléments de rémunérations et avantages accordés au président du conseil d’administration et directeur général sont définis en cohérence avec les standards internes applicables aux cadres et dirigeants du groupe. Ces éléments de rémunération sont présentés au conseil d’administration et soumis à son vote. Le montant des jetons de présence pour les administrateurs non-salariés est déterminé par l’assemblée générale annuelle des actionnaires et est revu chaque année. Il est fixé en tenant compte des pratiques du marché, de la taille et des activités d’Esso S.A.F. et des responsabilités des administrateurs. Les règles en matière de participation des actionnaires sont définies dans l’article 37 des statuts de la société. Les principes sont rappelés ci-dessous : Pour assister personnellement, se faire représenter ou voter par correspondance à l’assemblée générale des actionnaires de la société, toute personne doit justifier de son identité lors des formalités d’enregistrement et de sa qualité d’actionnaire deux jours ouvrés au moins avant l’assemblée : • soit par l’inscription de ses actions en compte courant nominatif auprès de CACEIS Corporate Trust (actions nominatives), • soit par la remise à CACEIS Corporate Trust – Service Assemblées Générales Centralisées – 14, rue Rouget de Lisle – 92862 Issy-les- Moulineaux Cedex 9, d’une attestation de participation délivrée par l’intermédiaire financier habilité, teneur de son compte (banque, La Poste, société de bourse, …). Comment assister à l’assemblée ? Une carte d’admission, indispensable pour être admis à l’assemblée et y voter, est délivrée sur demande écrite. Modalité de participation à l’assemblée générale des actionnaires
Service Assemblées Générales Centralisées – 14, rue Rouget de Lisle – 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 9, dans les délais impartis dans la convocation, soit directement (actions nominatives), soit par l’entremise d’un intermédiaire financier (actions au porteur), le formulaire de vote par correspondance ou par procuration en optant pour le vote par procuration.
Comment voter à distance ? Il convient de faire parvenir à CACEIS Corporate Trust –
Service Assemblées Générales Centralisées – 14, rue Rouget de Lisle – 92862 Issy-les-Moulineaux Cedex 9, dans les délais impartis dans la convocation, soit directement (actions nominatives), soit par l’entremise d’un intermédiaire financier (actions au porteur), le formulaire de vote par correspondance ou par procuration en optant pour le vote par correspondance et en exprimant un vote pour chaque résolution. Organisation et fonctionnement du système de contrôle du groupe Esso S.A.F. Un système de management (CIMS - Contrôles Irréprochables par une Méthode Systématique), appliqué dans toutes les sociétés du groupe ExxonMobil et en ligne avec la norme américaine de contrôle interne COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), fournit à l’ensemble des salariés de la société une référence commune pour l’application effective du système de contrôle et des règles de l’entreprise. Il intègre une méthode d’évaluation des risques inhérents aux différentes activités de l’entreprise et aux différents aspects de ses activités. Ce système est articulé autour de sept principes à partir desquels est organisée la gestion contrôlée de la société : • implication, engagement et responsabilité de la hiérarchie, • évaluation et gestion du risque, • développement, gestion et amélioration des processus opérationnels, • gestion du personnel et formation, • gestion du changement, • identification et résolution des faiblesses de contrôle, • évaluation du système de contrôle. L’évaluation de l’efficacité des contrôles en place repose sur des audits internes et externes couvrant l’ensemble des activités et s’appuyant sur les exigences de la loi Sarbanes-Oxley. S’ajoutent à ces audits un processus d’auto-évaluation conduit par l’ensemble des directions de la société ainsi que des contrôles spécifiques de validation et d’analyse des flux de données financières coordonnés par la Direction du Contrôle financier. Le système de contrôle interne et de gestion des risques en place au sein de la société s’applique également dans les autres sociétés du groupe ExxonMobil auprès desquelles plusieurs activités sont sous-traitées (centres de services, centres de coordination, agent commercial). Sont notamment centralisés dans des centres de services partagés le paiement des fournisseurs, la tenue des comptes clients et la comptabilité générale. De la même façon, ce système de contrôle est appliqué au sein des filiales de la société en France ainsi qu’au sein des entités dans lesquelles la société détient une participation dès lors qu’elle a la charge de les opérer. Cadre général, organisation et périmètre d’application
ESSO Rapport annuel 2015 32
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